「新人必見」PREP法を使って分かりやすく報告してみよう。

報告が苦手で、

いつも長々と説明して何が言いたいのかわからなくなったり、

しっかりまとめて報告したつもりでも、聞き返されてグダグダになったりしてませんか?

PREP法を用いて頭を整理してから報告すると、スムーズに伝わるので自分自身にとっても相手にとってもメリットがあります。

 

PREP法とは

PREP法(プレップほう)と言います。

PREP法は、文章やプレゼンテーションを行う際に説得力のある文章を作るためのツールです。

P・・・Point(結論)
R・・・Reason(理由)
E・・・Example(事例、具体例)
P・・・Point(結論を繰り返す)
それぞれの頭文字をとってPREPとなっています。
例えば・・・
P・・・取引先のA社が値下げを要求してきました。
R・・・当社の提示した価格が高すぎるからです。
E・・・ライバル社は当社の20%も安いです。
P・・・よって、取引先のA社が値下げを要求してきました。
という感じで使えます。
ただ、プレゼンテーションや文章では、最初のPと最後のPまで時間があくことが多いので、
最後にPをもう一度いうのは効果的ですが、短い報告では最後の結論は繰り返さなくでも大丈夫です。
これは、報告前に頭の中を整理するにも使えます。
結論をまず考えて、そのあとにその結論に至った理由を考える。
必要であれば、事例や具体例を用いて、説得力を高める。
というような感じです。
これを意識するだけで、簡潔な報告ができます。上司からもしっかり考えているなという印象を持たれることでしょう!!
ぜひPREP法を活用してみてください。